HubSpot
Prijunkite HubSpot, kad kiekvienas baigtas susitikimas būtų užregistruotas prie atitinkamų kontaktų, įmonės ir sandorio.
HubSpot yra CRM integracija. Kai ji prijungta, VoiceCap po kiekvieno apdoroto susitikimo sukuria HubSpot sistemoje baigtą susitikimo veiklą su santrauka, užduotimis ir nuoroda atgal ir priskiria ją tiems HubSpot kontaktams, su kuriais vyko susitikimas. Prijungti ar atjungti ją gali tik Owner arba Admin, o pačiai organizacijai integracija pirmiausia turi būti įjungta. Jei Settings > Integrations rodo pranešimą, kad CRM integracijos šiai organizacijai neįjungtos, kreipkitės į VoiceCap palaikymo komandą.
Susitikimas į HubSpot įrašomas tik tada, kai HubSpot sistemoje randamas bent vienas ne jūsų organizacijos dalyvis, kaip kontaktas arba per savo įmonę. Vidiniai susitikimai ir susitikimai be kalendoriaus dalyvių (įkelti failai ir įklijuotos susitikimų nuorodos) niekada neįrašomi.
HubSpot prijungimas
- Eikite į Settings > Integrations.
- HubSpot kortelėje spauskite Connect HubSpot.
- Prisijunkite prie HubSpot, jei turite kelias paskyras, pasirinkite, kurią prijungti, ir patvirtinkite prieigą. Būsite grąžinti į Settings > Integrations su patvirtinimu "HubSpot connected."
Kortelėje matysite, kuri HubSpot paskyra prijungta, pavyzdžiui, "Connected to HubSpot account 12345678". Skaičius yra jūsų HubSpot paskyros ID.
Ką VoiceCap skaito ir rašo
VoiceCap skaito kontaktus, įmones ir sandorius, kad rastų, kur susitikimą priskirti. Jei jūsų HubSpot paskyra leidžia VoiceCap skaityti jos naudotojus (tai priklauso nuo paskyros), VoiceCap skaito ir juos, kad kiekvienam susitikimui nustatytų atsakingą asmenį. VoiceCap kuria tik susitikimo veiklas. Nieko, kas jau yra HubSpot sistemoje, VoiceCap nekeičia ir netrina, taip pat niekada nekuria kontaktų, įmonių ar sandorių.
Kas ir kada sinchronizuojama
Susitikimas į HubSpot išsiunčiamas vieną kartą, kai jo statusas tampa completed. VoiceCap niekada pakartotinai neišsiunčia to paties susitikimo per tą patį prijungimą, net jei HubSpot prijungsite iš naujo. Susitikimai, kurie buvo baigti anksčiau nei prijungėte HubSpot, atgaline data nesiunčiami.
Prieš siunčiant, VoiceCap pagal kalendoriaus dalyvius priskiria susitikimui klasifikaciją:
- Išorinis (external): bent vieno dalyvio el. paštas priklauso ne organizacijos domenui, tai apima ir asmenines paskyras, pvz., Gmail.
- Vidinis (internal): visi dalyviai priklauso organizacijos domenams.
- Nežinomas (unknown): susitikimas apskritai neturi kalendoriaus dalyvių duomenų. Tokie yra visi susitikimai, sukurti įkeliant failą arba įklijuojant nuorodą, nes jie niekada neturi dalyvių sąrašo.
Organizacijos domenai yra tie, kurie priregistruoti jūsų organizacijai ir rodomi kortelėje Domain Settings (Settings > Members), žr. Organizacijos nustatymai. Jei organizacija neturi nė vieno priregistruoto domeno, VoiceCap negali atskirti, kurie dalyviai yra ne iš jūsų organizacijos, todėl į HubSpot neįrašomas nė vienas susitikimas.
HubSpot kortelėje nustatymu Which meetings to sync pasirenkate, kurios klasifikacijos sinchronizuojamos:
| Nustatymas | Sinchronizuojama |
|---|---|
| External meetings only (numatytasis) | Išoriniai susitikimai |
| Internal meetings only | Vidiniai susitikimai |
| All classified meetings | Ir išoriniai, ir vidiniai |
Atskiras jungiklis Sync unclassified meetings, pagal numatytuosius nustatymus išjungtas, nusprendžia, ar svarstomi ir nežinomi susitikimai (įkelti failai bei įklijuotos nuorodos). Jis veikia nepriklausomai nuo aukščiau esančio nustatymo.
Abu nustatymai tik nusako, kuriuos susitikimus VoiceCap apskritai svarsto. Susitikimas vis tiek įrašomas tik tada, kai HubSpot sistemoje randamas ne jūsų organizacijos dalyvis (žr. kitą skyrių). Vidiniame susitikime tokio dalyvio nėra, o nežinomas susitikimas dalyvių neturi visai, todėl pasirinkus Internal meetings only arba įjungus Sync unclassified meetings šie susitikimai į HubSpot nepatenka.
Papildomai galite apriboti sinchronizavimą tik tam tikriems nariams per Which members' meetings to sync. Tai tikrinama pagal tai, kam susitikimas priklauso. Kai pasirinkta All members (numatytoji reikšmė), sinchronizuojami visų narių susitikimai; pasirinkus konkrečius narius, sinchronizuojami tik jų susitikimai.
Kur susitikimas priskiriamas
Susitikimui, kurį reikia sinchronizuoti, VoiceCap paima ne jūsų organizacijai priklausančių dalyvių el. pašto adresus ir ieško HubSpot kontaktų su tais adresais. Kontaktas rastas, kai vienas iš šių adresų yra jo pagrindinis el. paštas. Pagal adresą, kuris kontakte įrašytas tik kaip papildomas el. paštas, kontaktas nerandamas.
Tada susitikimas susiejamas su:
- Visais rastais kontaktais
- Jų įmone. Jei kontaktai priklauso skirtingoms įmonėms, parenkama ta, kuriai priklauso daugiausia jų.
- Vienu atviru sandoriu. VoiceCap pirmiausia žiūri rastų kontaktų atvirus sandorius, paskui įmonės atvirus sandorius, ir parenka tą, kuris atnaujintas vėliausiai.
Jei nė vienas kontaktas nerastas, VoiceCap ieško HubSpot įmonės, kurios įmonės domeno vardas (company domain name) sutampa su dalyvio darbo el. pašto domenu. Asmeniniai adresai, pvz., Gmail, su įmone niekada nesutampa. Radus įmonę, susitikimas priskiriamas jai ir vėliausiai atnaujintam jos atviram sandoriui.
Jei nerastas nei kontaktas, nei įmonė, į HubSpot niekas neįrašoma, o HubSpot kortelė nesikeičia. Pridėkite kontaktą HubSpot sistemoje, kad vėlesni susitikimai su tuo žmogumi būtų sinchronizuojami.
Kas yra HubSpot susitikimo veikloje
VoiceCap sukuria baigtą susitikimo veiklą su susitikimo pavadinimu, laiku, kada jis vyko, ir trukme. Jos aprašyme yra:
- Santrauka
- Užduotys, su vykdytojo vardu, jei jis buvo nustatytas
- Pagrindinės temos
- Nuoroda atgal į susitikimą VoiceCap
Aprašymo antraštės lietuviškiems susitikimams būna lietuviškos, visiems kitiems angliškos.
Jei VoiceCap gali skaityti HubSpot naudotojus, atsakingu asmeniu nustatomas tas HubSpot naudotojas, kurio el. paštas sutampa su žmogaus, kuriam susitikimas priklauso VoiceCap, el. paštu. Jei tokio naudotojo nėra arba jūsų HubSpot paskyra neleidžia VoiceCap skaityti naudotojų, veikla sukuriama be atsakingo asmens.
VoiceCap niekada nesiunčia į HubSpot viso transkripcijos teksto, tik aukščiau nurodytą santraukos turinį.
Prijungimas iš naujo
Jei prijungimui trūksta leidimo, kurio reikia VoiceCap, HubSpot kortelėje rodoma "Reconnect HubSpot to grant the permissions VoiceCap needs." Spauskite Reconnect HubSpot ir HubSpot dar kartą patvirtinkite prieigą. Sinchronizavimo nustatymai lieka tokie, kokie buvo.
Kai sinchronizavimas nepavyksta
Nepavykęs sinchronizavimas prie HubSpot kortelės rodomas kaip "Last sync failed" su laiku ir klaidos pranešimu. Dauguma nesėkmių (pavyzdžiui, laikinas HubSpot nepasiekiamumas) nieko kito nekeičia: HubSpot lieka prijungtas, o vėlesni susitikimai sinchronizuojami įprastai. Langelis "Last sync failed" dingsta, kai kitas susitikimas sėkmingai sinchronizuojamas.
Jei HubSpot prijungimą atmeta visai, pavyzdžiui, nes VoiceCap prieiga HubSpot buvo pašalinta, kortelėje atsiranda Error statusas ir pranešimas "VoiceCap can't reach HubSpot with the current connection. Reconnect to resume syncing." Kol nespausite Reconnect HubSpot ir nepatvirtinsite prieigos iš naujo, niekas nesinchronizuojama.
Susitikimas, kurio nepavyko sinchronizuoti arba kuris buvo baigtas, kol kortelė rodė Error, vėliau į HubSpot nesiunčiamas, net ir prijungus iš naujo. Jei jo ten reikia, įrašykite jį HubSpot sistemoje rankiniu būdu.
Jei kortelėje parašyta "HubSpot is not available right now. You can still disconnect it.", prijungti HubSpot ar prijungti iš naujo šiuo metu negalima. Kreipkitės į VoiceCap palaikymo komandą. Jei HubSpot nepasiekiamas ir nėra prijungtas, HubSpot kortelė visai nerodoma.
Atjungimas
- Eikite į Settings > Integrations.
- HubSpot kortelėje spauskite Disconnect.
- Patvirtinkite lange "Disconnect integration?".
Atjungus sinchronizavimas sustoja, o VoiceCap prieiga prie jūsų HubSpot paskyros pašalinama. VoiceCap programa HubSpot prijungtų programų sąraše gali likti tol, kol jos iš HubSpot nepašalinsite: atidarykite HubSpot nustatymus, eikite į Integrations > Connected Apps ir pašalinkite VoiceCap.
Sinchronizavimo nustatymai išlieka: vėliau prijungus iš naujo, jie atkuriami, o ne nustatomi pagal numatytuosius.
Jei VoiceCap nepavyko pašalinti savo prieigos, matysite pranešimą "HubSpot was disconnected in VoiceCap, but access could not be revoked in HubSpot. Remove the VoiceCap app from your HubSpot settings." Sinchronizavimas vis tiek sustojo. Kad užbaigtumėte, pašalinkite programą iš HubSpot, kaip aprašyta aukščiau.