Organizacijos nustatymai
Kaip pervadinti organizaciją, kam siunčiami laiškai po susitikimo, kaip įjungti automatinį prisijungimą pagal domeną ir kokią rolę gauna nauji žmonės.
Owner ir Admin organizacijos pavadinimą, laiškus dalyviams ir savininko priežiūrą valdo Settings > General puslapyje. Domeno nustatymai yra Settings > Members puslapyje, žr. Prisijungimas pagal domeną žemiau. Visi kiti, bandydami jį atidaryti, nukreipiami į Settings > Members.
Organizacijos pervadinimas
- Skiltyje General pakeiskite Organization Name ir, jei reikia, URL Slug. Slug gali turėti tik mažąsias raides, skaičius ir brūkšnelius.
- Spauskite Save Changes.
Tai tas pats pavadinimas, kuris nustatomas automatiškai kuriant organizaciją pirmą kartą. Kaip jis sugeneruojamas, žr. Organizacijos kūrimas.
Laiškai dalyviams
Kai iš kalendoriaus atkeliavęs susitikimas apdorojamas, VoiceCap išsiunčia į jį pakviestiems žmonėms laišką su nuoroda į santrauką, užduotis ir įrašą. Tiems, kurie jau turi VoiceCap paskyrą, susitikimas atsiranda ir skiltyje Shared with me.
Kortelė Participant Emails nustato, kam tie laiškai siunčiami:
- All participants: visiems kalendoriaus kvietime esantiems žmonėms, ir jūsų organizacijos nariams, ir ne. Su tokiu nustatymu nauja organizacija pradeda.
- Internal participants only: tik tiems dalyviams, kurių el. pašto domenas užregistruotas jūsų organizacijai.
- No one: automatiškai nesiunčiama nieko.
Kiekviename santraukos laiške yra nuoroda jų atsisakyti. Kas ja pasinaudoja, tuo adresu nebegauna susitikimų santraukų laiškų iš jokios VoiceCap organizacijos, kad ir kaip nustatyta ši kortelė. Su juo bendrinami susitikimai vis tiek rodomi skiltyje Shared with me. Iškart po atsisakymo patvirtinimo puslapyje yra mygtukas Undo, jei tuoj pat persigalvotumėte. Pati atsisakymo nuoroda laiškų vėl neįjungia.
Susitikimo savininkui jo paties susitikimas niekada nesiunčiamas, o kiekvienas susitikimas išsiunčiamas vieną kartą.
Laiške parašyta, kas įrašė susitikimą, o siuntėjas rodomas to žmogaus vardu su prierašu "via VoiceCap", kad gavėjai matytų, nuo ko laiškas. Tie, kurie dar neturi VoiceCap paskyros, laiško apačioje dar mato trumpą pastabą apie VoiceCap su nuoroda užsiregistruoti. Laiškai siunčiami angliškai.
Pravartu žinoti dvi ribas. Rankiniu būdu įkeltas įrašas neturi dalyvių sąrašo, todėl už jį nesiunčiama nieko, kad ir kurį variantą pasirinktumėte. Ir atskiras susitikimas savo puslapyje gali nepaisyti organizacijos nustatymo: taip vienam jautriam susitikimui laiškus išjungiate nekeisdami taisyklės visiems.
Prisijungimas pagal domeną
Kortelė Domain Settings, kurią Owner ir Admin mato Settings > Members puslapyje, parodo jūsų organizacijai priregistruotą el. pašto domeną, o būtent jis leidžia naujus su tuo domenu užsiregistravusius žmones automatiškai priskirti jūsų organizacijai. Priregistruojamas tik toks domenas, kurį savo el. paštu jau naudoja esamas narys, o asmeniniai domenai, tokie kaip Gmail, niekada nepriregistruojami.
Kortelė yra tik skaitymui: joje domeną tik matote, pridėti ar pašalinti jo čia negalima. Domenas priregistruojamas automatiškai, kai organizaciją sukūręs žmogus patvirtina savo el. pašto adresą. Tuščia kortelė lieka dviem atvejais. Arba dar niekas nepatvirtino savo adreso, arba domeną jau buvo priregistravusi kita organizacija, o domenas priklauso tik vienai organizacijai. Kol kortelė tuščia, nauji užsiregistravę žmonės jūsų organizacijos apskritai neatitinka, todėl kvieskite juos el. paštu. Žr. žmonių kvietimą.
Užregistravus domeną, atsiranda perjungiklis Auto-approve new users:
- Įjungta: nauji vartotojai, registruodamiesi su tuo domenu, prie organizacijos prisijungia vos patvirtinę savo el. pašto adresą, be administratoriaus veiksmų. Žr. el. pašto patvirtinimą.
- Išjungta: registruojantis su tuo domenu, vietoj to sukuriamas neatsakytas prašymas prisijungti, kurį Owner ar Admin patvirtina arba atmeta tame pačiame puslapyje. Patvirtinus žmogui neišsiunčiamas joks pranešimas, tad, jei jis laukia, praneškite patys.
Bet kuriuo atveju rolė, kurią per domeną prisijungęs žmogus gauna, nustatoma jo prisijungimo metu. Prašymo atveju lemia momentas, kai Owner ar Admin jį patvirtina, o ne registracijos metas. Jei žmogus jau turėjo paskyrą su kitokia role, jo rolė nesikeičia.
Free plane visi prisijungia kaip Member, ir kortelėje parašyta "On Free, everyone joins as Member."
Pro ir Business planuose po jungikliu atsiranda nustatymas People who join from su jūsų domenu. Pasirinkite, kuo nauji žmonės pradeda:
- Viewer · free: numatytoji reikšmė. Jie gali atidaryti susitikimus ir paprašyti jūsų vietos įrašymui.
- Member · €29/mo each Pro plane (Business plane €49): kiekvienas prisijungęs žmogus prideda mokamą vietą ir gali įrašinėti iš karto.
Jei organizacija grįžta į Free, jūsų pasirinkimas išsaugomas, bet netaikomas: kol vėl neatnaujinsite plano, visi prisijungia kaip Member.