Grupės

Grupė yra pavadintas organizacijos narių sąrašas, naudojamas tik tam, kad kontroliuotų, kokius susitikimus žmonės mato. Jos nariai mato visus grupės susitikimus, o daugiau niekas jų nemato. Ji pati savaime nesuteikia jokios rolės ar teisės: priklausymas grupei nepadaro žmogaus Admin, o Admin neprivalo priklausyti jokiai grupei.

Grupę gali sukurti bet kuris Owner, Admin ar Member. Viewer gali grupei priklausyti, bet sukurti jos negali. Grupę keisti gali ją sukūręs žmogus ir bet kuris Owner ar Admin. Owner ir Admin mato visas organizacijos grupes, o kiekvienos grupės puslapyje matyti, kas ką į ją pridėjo ir kas mato jai priskirtus susitikimus.

Kiekviena grupė turi režimą, kuris nustato, kaip į ją patenka susitikimai: By hand, Suggest arba Automatic. Susitikimas į grupę patenka savaime tik tada, kai grupės režimas yra Automatic, VoiceCap neabejoja, kad susitikimas jai priklauso, ir į jį buvo pakviesti visi grupės nariai. Kitu atveju paklausiama susitikimą įrašiusio žmogaus, ir niekas nepridedama, kol jis nesutinka.

Grupės kūrimas

1. Eikite į Groups ir spauskite New group.
2. Įveskite pavadinimą.
3. Skiltyje What belongs here aprašykite, kam skirta grupė, pavyzdžiui, „Savaitiniai skambučiai su Acme dėl diegimo“. Pagal aprašymą VoiceCap siūlo tinkančius susitikimus.
4. Jei norite, atverkite Also match by guest email (optional) ir surašykite žmonių už grupės ribų, pavyzdžiui, kliento komandos, el. pašto adresus. Jei bent vienas iš jų yra kvietime, susitikimas priklauso šiai grupei. Svečiai jo niekada nemato.
5. Skiltyje How do meetings get here? pasirinkite By hand, Suggest arba Automatic (žr. Kaip susitikimai patenka į grupę).
6. Spauskite Create group.

Sukūrę grupę, automatiškai tampate jos nariu. Kitus narius pridėsite grupės puslapyje, kai grupė bus sukurta. Kelios grupės gali turėti tą patį pavadinimą.

Siūlomos grupės

Kai įrašote apie 10 susitikimų, Home puslapyje gali atsirasti Sort your meetings into groups su iki trijų siūlomų grupių. VoiceCap jas sudaro tik iš jūsų pačių susitikimų: įmonių, su kuriomis susitinkate, pasikartojančių susitikimų su tais pačiais žmonėmis ir temų, pavyzdžiui, darbuotojų paieškos. Kurie pasiūlymai rodomi pirmiausia, lemia jūsų atsakymas apie susitikimus registracijos metu.

Kiekviename pasiūlyme matyti pavadinimas, kodėl grupė pasiūlyta, kokius naujus susitikimus ji gaudys ir kas į ją pateks. Nariais siūlomi tik jūsų organizacijos žmonės.

• Pagal įmonę ar temą pasiūlyta grupė naujus susitikimus atpažįsta pagal pavadinimą ir aprašymą.
• Pagal pasikartojančius susitikimus su tais pačiais žmonėmis pasiūlyta grupė dar gauna svečių el. pašto adresus iš tų susitikimų kvietimų ir paprastą pavadinimą, pavyzdžiui, Recurring Monday meeting · 3 people. Sukūrę grupę, galite ją pervadinti.

Pasiūlyta grupė sukuriama su režimu Automatic. Jei norite, kad dėl kiekvieno susitikimo būtų klausiama, pakeiskite režimą lange Edit.

Spauskite Create group, kad grupę sukurtumėte, arba Not now, kad pasiūlymo atsisakytumėte. Atmestas pasiūlymas nebegrįžta.

Sukūrus grupę, jau turimi susitikimai nebendrinami. Pamatę Group created., galite spausti Also share these meetings with the group (mygtuke nurodytas susitikimų skaičius), kad bendrintumėte susitikimus, pagal kuriuos grupė pasiūlyta, arba palikti juos privačius. Open group atidaro naują grupę.

Savo pasiūlymus matote tik jūs. Niekas kitas apie pasiūlymą nesužino, nebent grupę sukuriate.

Kas gali keisti grupę

Edit (pavadinimas, aprašymas, svečių el. pašto adresai, režimas), Delete ir narių pridėjimas bei šalinimas prieinami grupę sukūrusiam žmogui ir kiekvienam Owner bei Admin. Kiti grupės nariai ją mato tik skaitymui. Narį pridėsite per Add member… sąrašą grupės puslapyje ir patvirtinsite. Patvirtinimo lange parašyta, kad jis matys ir jau grupėje esančius susitikimus, ir visus, kurie bus pridėti vėliau. Narį pašalinsite spustelėję X šalia jo vardo. Pridėti galima bet ką iš organizacijos, taip pat ir Viewer.

Šias teises kūrėjas turi tik tol, kol organizacijoje lieka Member ar aukštesnės rolės. Jei jis išeina arba tampa Viewer, grupė lieka, o ją toliau tvarko Owner ir Admin. Kai kūrėjas išėjęs, puslapyje rašoma Created by someone no longer in the organization.

Owner ir Admin puslapyje Groups mato du skirtukus: My groups su grupėmis, kurioms jie priklauso, ir All groups su visomis organizacijos grupėmis, kur jų pačių grupės pažymėtos ženkleliu You're a member. Visi kiti mato tik tas grupes, kurioms priklauso.

Kiekvienos grupės puslapyje rodoma Created by, o prie kiekvieno nario parašyta, kaip ir kada jis ten atsidūrė: created the group, joined arba added by ir vardas, po to data. Savininkai ir administratoriai pažymėti (admin), todėl Admin, pridėjęs į grupę save, ten matomas lygiai taip pat, kaip ir visi kiti.

Grupės puslapyje taip pat matyti, kaip į ją patenka susitikimai, kas jai priklauso ir kokie jos svečių el. pašto adresai.

Su grupe bendrinami susitikimai ribojami atskirai. Tą sąrašą grupės puslapyje mato tik grupės nariai ir organizacijos Owner su įjungta savininko priežiūra, o Business plane ir Admin, kuriam Owner suteikė priežiūrą. Kitas Admin, kuris grupei nepriklauso, mato ir gali keisti jos nustatymus bei narius, bet nemato nė vieno jos susitikimo.

Kaip susitikimai patenka į grupę

Kiekviena grupė turi vieną iš trijų režimų, pasirenkamą skiltyje How do meetings get here? kuriant grupę arba lange Edit. Režimas rodomas šalia grupės pavadinimo.

Grupė susitikimui svarstoma tik tada, kai į jį pakviestas bent vienas jos narys. Narys laikomas pakviestu, kai el. pašto adresas, kuriuo jis prisijungia prie VoiceCap, yra susitikimo kalendoriaus kvietime ir kvietimo jis neatmetė. Susitikimą įrašęs žmogus visada laikomas pakviestu. Įkeltame susitikime be kalendoriaus įvykio pakviestas tik jis.

Jei nepakviestas nė vienas grupės narys, susitikimas nepridedamas ir nesiūlomas, kad ir koks būtų režimas. Niekas nepridedama savaime, jei dėl to susitikimą pamatytų nepakviestas žmogus. Grupei priskirtas susitikimas bendrinamas su tos grupės nariais ir su niekuo kitu.

Kai laiškai dalyviams nustatyti į No one visai organizacijai arba tam vienam susitikimui, Automatic grupė susitikimo savaime neprideda, o paklausia jį įrašiusio žmogaus.

VoiceCap sprendžia, ar susitikimas priklauso grupei, dviem būdais:

• Svečių el. pašto adresai. Jei bent vienas adresas, įrašytas skiltyje Also match by guest email (optional), yra susitikimo kvietime, susitikimas priklauso šiai grupei. Galima įrašyti iki 50 adresų. Kiekvienas turi tiksliai sutapti su adresu kvietime, didžiosios ir mažosios raidės nesvarbu. Svečiai susitikimo niekada nemato: šie adresai nieko neprideda prie grupės.
• What belongs here. VoiceCap perskaito susitikimo santrauką ir palygina ją su grupės pavadinimu ir aprašymu. Aiškus aprašymas („Savaitiniai skambučiai su Acme dėl diegimo“) duoda tikslesnį rezultatą nei vien pavadinimas.

Susitikimą įrašiusio žmogaus paklausiama net tada, kai jis pats grupei nepriklauso. Vienam susitikimui VoiceCap pateikia vieną pasiūlymą.

Atsakymas į pasiūlymą

Kai VoiceCap pasiūlo grupę jūsų susitikimui, susitikimo puslapyje matyti kortelė, pavyzdžiui "Kickoff with Acme" looks like it belongs in Acme project, o po ja nurodyta, kas galės matyti susitikimą ir kodėl parinkta ši grupė.

1. Peržiūrėkite, kas nurodytas kortelėje. Susitikimą galės atsidaryti visi grupės nariai. Jei grupei nepriklausote ir nesate Owner ar Admin, kortelėje vietoj vardų parašyta, kiek žmonių susitikimą matys.
2. Spauskite Share with group, kad susitikimą priskirtumėte grupei, arba Keep private, kad jo nepriskirtumėte.

Keep private reiškia, kad susitikimas lieka už tos grupės ribų ir dėl jo daugiau neklausiama. Neatsakius prieigos atžvilgiu nutinka tas pats: susitikimas nebendrinamas.

Kai grupę nustatė kas nors kitas nei jūs, Owner ar Admin, kortelė paryškinta ir nurodo tą žmogų, pavyzdžiui Mallory set up this group. Mallory will see this meeting. Jei to žmogaus jūsų organizacijoje nebėra, kortelėje rašoma This group was set up by a former member. Its members will see this meeting.

Į pasiūlymą gali atsakyti kiekvienas, kas gali keisti susitikimo bendrinimą: susitikimą įrašęs žmogus ir organizacijos Owner.

Laukiančius pasiūlymus matysite ir kitur:

• Puslapyje Home rodoma, kiek jūsų susitikimų laukia jūsų sutikimo būti bendrinami su grupe. Nuoroda atveria puslapį Meetings tik su tais susitikimais ir filtru Waiting for your OK, kurį galite pašalinti. Kai įjungta savininko priežiūra, Owner dar mato See all – visos organizacijos laukiančius susitikimus. Show perjungia tarp My meetings ir All meetings.
• Puslapyje Meetings laukiančio susitikimo kortelėje klausiama Share with su grupės pavadinimu. Varnelė susitikimą bendrina, o X palieka jį privatų, neatidarant susitikimo. Spustelėkite grupės pavadinimą ir pačiame sąraše pamatysite visą aukščiau aprašytą kortelę, kur nurodyta, kas susitikimą matys. Jei grupę nustatė kitas žmogus, varnelės nėra: bendrinkite iš tos kortelės, kurioje parašyta, kas grupę nustatė.
• Grupės ženklelio sąrašas prasideda užrašu Waiting for your OK: su grupės pavadinimu, punktais Share with grupė ir Keep private.

Priskyrimo atšaukimas

Grupei priskirto susitikimo puslapyje rodoma Shared with su grupės pavadinimu ir nuoroda Undo. Undo išima susitikimą iš tos grupės, ir VoiceCap jo ten daugiau nepriskiria. Tai veikia vienodai, nesvarbu, ar susitikimas priskirtas automatiškai, ar jūsų paspaudimu Share with group.

Pasiūlymai el. paštu

Kai baigtas susitikimas turi laukiantį pasiūlymą, laiške apie paruoštą susitikimą nurodoma grupė, jos nariai ir mygtukai Share with group bei Keep private. Jei grupę nustatė kas nors kitas, laiške yra tas pats įspėjimas kaip ir susitikimo puslapyje. Kiekvienas mygtukas atveria VoiceCap puslapį, kuriame esate prisijungę ir atsakymą patvirtinate. Vien atsidarius nuorodą niekas nepasikeičia. Jei nuo laiško išsiuntimo pasiūlymas pasikeitė, puslapis tai parodo ir niekas nebendrinama.

Neatsakyti pasiūlymai sugrįžta vieną kartą, savaitiniame priminimo laiške su dar laukiančių susitikimų sąrašu. Kiekvienas pasiūlymas įtraukiamas tik į vieną priminimą, po to VoiceCap nebeklausia ir susitikimas lieka nebendrintas. Priminimą išjungsite nustatymu Group filing reminders puslapyje Settings > Profile.

Susitikimo bendrinimas su grupe ir su žmonėmis

Susitikimo bendrinimo lange paieškos sąrašas rodo ir žmones, ir grupes kartu. Pridėjus grupę, prieigą prie susitikimo gauna visi dabartiniai jos nariai; pridedant žmones po vieną, prieigą gauna tik jie. Žmogus, kuris priklauso kelioms grupėms, su kuriomis susitikimas bendrinamas, arba yra ir grupės narys, ir tiesiogiai pasidalintas su juo, susitikimą vis tiek mato tik vieną kartą.

Grupės priskyrimas susitikimų sąraše

Kiekviena kortelė puslapyje Meetings turi grupės ženklelį. Jame matyti grupė, su kuria susitikimas bendrinamas; kai grupės nėra, jis pilkas ir rodo No group, o kai grupių kelios, rodoma pirmoji ir likusių skaičius, pavyzdžiui Sales +2.

1. Spustelėkite ženklelį. Susitikimas neatsidaro, atsiveria grupių sąrašas.
2. Pažymėkite grupę, kad su ja bendrintumėte susitikimą, arba nuimkite žymę, kad bendrinimą panaikintumėte.

Žymint sąrašas lieka atviras, tad vieną susitikimą galima priskirti kelioms grupėms iš karto. Kiekviena žyma įsigalioja tuoj pat, lygiai taip pat, kaip pridėjus grupę susitikimo bendrinimo lange.

Tam, kas negali keisti susitikimo bendrinimo, ženklelis yra tik užrašas be sąrašo. Keisti gali tik susitikimą įrašęs žmogus ir organizacijos Owner. Admin, kuris susitikimo neįrašė, užrašą mato, bet pakeisti negali.

Ženklelyje rodomos tik tos grupės, kurias jums leidžiama matyti: Member ir Viewer mato savo grupes, Owner ir Admin mato visas. Susitikimas, bendrinamas su grupe, kuriai nepriklausote, jums rodomas kaip No group.

Išėjimas iš grupės

Atsidarykite grupę, spauskite Leave group, tada Leave. Iš grupės, kuriai priklausote, gali išeiti kiekvienas, taip pat Viewer. Nebematote su grupe bendrinamų susitikimų, nebent jie jus pasiekia kitu keliu. Susitikimai, kuriuos su grupe jau bendrinote, lieka bendrinami. Žmogus, galintis grupę redaguoti, gali jus pridėti atgal.

Grupės trynimas

Atsidarykite grupę ir spauskite Delete. Patvirtinimo lange parašyta, kiek susitikimų per šią grupę nebematys kiek žmonių. Spauskite Delete group, kad tęstumėte.

Ištrynus grupę, panaikinama visų narystė ir visi su ta grupe bendrinti susitikimai, o prieiga dingsta iš karto. Prieiga prie tų susitikimų kitais keliais lieka: tiesiogiai, per kitą grupę arba visai organizacijai.

Narystės pokyčiai veikia iš karto

• Pridėjus žmogų į grupę, jis iš karto mato visus jau joje esančius susitikimus, kad ir kaip jie ten pateko, ir visus, kurie bus pridėti vėliau.
• Pašalinus žmogų iš grupės, jis iš karto praranda prieigą prie su ta grupe bendrinamų susitikimų. Susitikimai, kuriais su juo pasidalinta tiesiogiai, arba per kitą grupę, kuriai jis dar priklauso, lieka nepakitę.

Susiję puslapiai

• Bendrinimas su žmogumi
• Rolės
• Privatūs susitikimai